שלום ידידיי,
אחרי הרבה שנים של חיפוש אחרי מערכת פשוטה שתעשה לי קצת סדר (ושתיהיה בעברית שפת אימנו), מצאתי את פלנדו, שעשתה לי קצת סדר על השולחן.
לפני שנים, כשהיינו צעירים, גם תאי הזכרון עבדו לא רע…אז נכנסו כמה פרוייקטים לסטודיו, והתקשרו כמה לקוחות פוטנציאלים לבקש הצעות מחיר, והיה צריך להעיר ללקוח או שניים שהגיע זמן התשלום…בקיצור, נדמה היה שהיינו בשליטה. גדלנו, חוץ ממני גם ליאת, מיכל, אדם ואסנת פה, מספר הפרוייקטים הלך וגדל, אם ליאת ומיכל אחראיות על פתרונות המיתוג והעיצוב לדפוס, ואני על העיצוב למסך, קרה לא מעט שפרוייקט מסויים עבר בסטודיו מספר ידיים - ליאת עיצבה לו לוגו, מיכל סיימה את חבילת המיתוג, אני עיצבתי את אתר האינטרנט, אסנת הפכה ל html ואדם חיבר הכל לוורדפרס, וכאלו פרוייקטים יש לא מעט. היה צורך שהלך וגדל למערכת שתנהל את הפרוייקטים בסטודיו, שתיהיה שקופה לכל חברי הצוות, שכל אחד יראה את המשימות שלו הקשורות לפרוייקט, ואפילו שקופה ללקוח - שיוכל לעקוב אחרי התקדמות הפרוייקט בסטודיו.
במסדרת אחד הפרוייקטים שלנו פגשתי את אורי ודרור שעומדים מאחורי פלנדו, והשאר היסטוריה.
כיום, כאשר מתקשר לקוח פוטנציאלי לסטודיו, אני פותח פרוייקט במערכת תחת ההגדרה "לפני הצעת מחיר", ממלא את פרטי הלקוח, שיצטרפו ל"אנשי קשר" במערכת, ובאופן אוטומטי מצטרף הפרוייקט לרשימה נפרדת של פרוייקטים להם אני חייב להוציא הצעת מחיר. לא צריך לחפש את הפתק עליו רשמתי מה מבקש הלקוח, לא צריך לחפש את האימייל או הטלפון שלו, הכל כבר שמור במערכת.
סיימתי את כתיבת ההצעה, אני מגדיר את הפרוייקט כ"הצעה נשלחה", והוא עובר לרשימת ההצעות שנשלחו (עם תאריך כמובן) לצורך מעקב. יעברו כ 3 ימים מיום בו נשלחה ההצעה - אצור קשר באימייל או בטלפון כדי לדעת מה עלה בגורלה. אתם בטח יודעים שרק פעילות זעירה שכזו יכולה להכניס עוד פרוייקט לסטודיו…
לאחר קבלת האישור להצעת המחיר, אני מגדיר את הפרוייקט כ"פרוייקט פעיל". ומסמן מי מאנשי הצוות בסטודיו אחראי עליו. כמו כן אני פותח מספר משימות שנשלחות ישירות לאיש הצוות כאימייל המודיע לו שנפתחה עבורו משימה במערכת. בכל מקרה, כאשר נכנסים למערכת הדבר הראשון בו פוגשים זו רשימת המשימות הפתוחות, כל משימה מוגדרת בזמן - יש למה מועד סיום, משימה שעבר זמנה מסומנת בנורה אדומה…
משימה שבצעתי, אני מסמן והיא נעלמת מהרשימה הפתוחה.
במהלך חיי הפרוייקט, נאספים עבורו "אבני דרך" - הלקוח אישר לוגו, נשלחו סקיצות חוזרות, הלקוח אישר אתר וכו הלאה, כל אבן דרך שכזו נרשמת עם תאריך קיומה. אם התחייבנו לספק שתי סקיצות לאתר אינטרנט כ 10 ימי עבודה מיום אישור הלוגו, אז גם אנחנו וגם הלקוח יודעם מתי אושר הלוגו ומתי לצפות לסקיצות לאתר.
כן - גם הלקוח מקבל גישה לעמוד הפרוייקט שלו, חוץ מאבני הדרך הוא מקבל במקום אחד את כל פרטי ההתקשרות עם כל אחד מאנשי הצוות הקשורים לפרוייקט, וגם לספקים השונים, במידה ויש, אותם אני מצרף לפרוייקט (צלם, קופירייטר, בית דפוס וכו'), הלקוח מקבל בצורה מסודרת רשימה של החשבונות שהוצאו בגין הפרוייקט, עם נורה ירוקה לצד כל חשבון ששולם ונורה אדומה לצד חשבון פתוח…
לקוחות המחוייבים לפי שעות עבודה מקבלים רישום מדוייק של מספר השעות שבוצעו ופירוט מה נעשה בכל שעה.
פרוייקט שסיימנו, עובר להגדרה "הסתיים" ועובר לרשימה למעכב עד להגעת התשלום הסופי.
יש יותר שקוף מזה? אני יודע שיש לא מעט פתרונות, אבל פתרון כל כך פשוט וקל וידידותי ו…בעברית לא מצאתי דומה לו. ואגב - מתאים לכל סוג של ארגון או חברה הרוצה שליטה ו"מבט על" על הפרוייקטים שלה.
זה האתר שלהם: www.plando.co.il
קבלו מילותי כהמלצה חמה ושיהיה אחלה שבוע, מאוגן ומנוהל כהלכה.
ברק
ברק, זה נראה מוצר ברמה גבוהה, תודה על ההמלצה. מניסיונך, Plando מהווים תחרות לBasecamp ושאר המוצרים של 37signals מבחינת פשטות שימוש וגישה 'נקיה'?
ועוד דבר - יש להם במקרה תמיכה בתזכורות SMS? אני מחפש בנרות מערכת ניהול משימות שכוללת תמיכה בהודעות טקסט לספקים ישראליים.
הי רוני,
היה לי נסיון בעבר עם Basecamp, היא אכן תוכנה איכותית, אולי היתה קצת יותר מורכבת ממה שאני הייתי צריך…בכל מקרה - העברית כבשה אותי.
אין לי מושג לגבי יכולות ה SMS שלה, אתה יכול אבל לכתוב למפתחים ולהמליץ להם על התכונה הזו…הם מלאי כוונות טובות.
בהצלחה
נראה מעולה, אני ולקוחותי משתמשים כבר הרבה זמן באתר אחר לניהול פרויקטים בעברית - BusinessWatch - http://www.bsw.co.il
שאגב הינו חינמי לחלוטין..
אני גם ממליץ על BusinessWatch , זה בהחלט אתר פשוט ומתאים לכל הצרכים שלי לניהול.
תודה ברק על הפידבק.
ברצוני להדגיש כי פלנדו מספק פתרון רחב לארגונים המעוניינים לשדרג את יכולות ניהול הפרוייקטים, ניהול הלידים והלקוחות (crm) ובכלל שיתוף המידע בצוות.
לצד תיקי הפרוייקט והמשימות פלנדו מאפשר לנהל תיקי לקוחות, לנהל פעילות מול לידים (כולל העברה קלה של מיילים למערכת), מאפשר לנהל דיווחי שעות, לשתף קבצים, לסכם דיונים, לכתוב ולהפיץ ניוזלטר ללקוחות ועוד.
ההשוואה לכלים חינמיים רלוונטית לאספקטים מצומצמים בלבד
אורי
אני גם משתמש ב bsw ואני מאד מרוצה
vcxvxcv